Nach dem Recruiting ist vor dem Onboarding: Ist ein neues Talent für eine offene Stelle gefunden, dreht sich im nächsten Schritt alles um ein erfolgreiches Onboarding. Was alles dazu gehört und was dabei zu beachten ist…
Onboarding: Was ist das? Eine Definition.
Onboarding ist eine Abkürzung der amerikanisch-englischen Phrase “taking on board”, also An-Bord-Nehmen. Als Onboarding wird im Personalmanagement der Prozess beschrieben, der die Aufnahme neuer Mitarbeiter in eine Organisation oder Firma umfasst. Hierbei sollen individuelle Eingliederungmaßnahmen eine schnelle Integration eines Talents in das Unternehmen fördern.
Der Onboarding Prozess
Die Relevanz für ein gelingendes Onboarding nimmt zu. Denn der Fachkräftemangel und der demographische Wandel machen es Unternehmen immer schwerer, die passenden Talente zu finden. Insofern verschlingt der Recruiting Prozess inzwischen mehr monetäre Ressourcen als noch vor ein paar Jahren.
Ein guter Onboarding Prozess trägt dazu bei, dass sich das jeweilige Talent schnell wohlfühlt, schnell eingearbeitet ist und hoffentlich dank einer guten Willkommens- und Unternehmenskultur lange bleibt. Das verhindert die Entstehung weiterer Kosten durch ein frühzeitiges Abspringen des Talents.
Warum ist onboarding wichtig?
Damit die Onboarding Phase reibungslos verläuft, ist es notwendig, systematisch vorzugehen. Hierzu sollten sich Personalverantwortliche die verschiedenen Phasen des Onboarding Prozesses vergegenwärtigen. Das sind:
– Vorbereitung
– Orientierung
– Integration
Die Phasen im Onboarding:
Die Vorbereitung
Ein professionelles Onboarding steht und fällt mit einer guten Vorbereitungsphase. Bevor der neue Mitarbeiter seine Stelle an seinem ersten Arbeitstag antritt, sollte seitens HR alles geregelt sein, damit dieser von Anfang an den Eindruck hat, dass sich der Arbeitgeber um ihn kümmert.
Genau genommen sollte das Onboarding sogar schon vor dem ersten eigentlichen Arbeitstag starten. HR kann dem Mitarbeiter bereits vorab wichtige Informationen zusenden – etwa das Leitbild, die Vision, die Ziele und die Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
Auch Informationen über den zukünftigen Arbeitsbereich gehören dazu: Struktur, Ansprechpartner, Aufgabenbereiche. Das räumt dem angehenden Arbeitnehmer die Möglichkeit ein, sich angemessen auf den Eintritt ins Unternehmen vorzubereiten und sich im Falle offener Fragen noch einmal an den zuständigen HR-Verantwortlichen wenden zu können. Außerdem sollte in dieser Zeit auch der formale Kram geregelt werden: Kontoverbindung, Krankenkassenbescheinigung etc. So kann sich der Arbeitnehmer gleich ab dem ersten Tag voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren.
HR sollte außerdem mit dem Linienvorgesetzten vorab einen ersten Einarbeitungsplan erstellen und einen Kollegen bestimmten, der dem “Neuen” im Unternehmen als “Buddy” zur Seite steht. An ihn kann er sich jederzeit mit offenen Fragen wenden, die die Abläufe in der Organisation betreffen:
– Wie ist die Meetingkultur?
– Wo finde ich Getränke?
– Wo ist die Kantine?
– Wie ist der typische Tagesablauf?
– An wen kann ich mich wenden, wenn die IT streikt?
Darüber hinaus sollte der Arbeitsplatz eingerichtet sein, wenn der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag erscheint: Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Schlüssel, Namensschilder und Visitenkarten sollten bereit stehen.
Die Orientierung
In der ersten Phase am neuen Arbeitsplatz sollte der Mitarbeiter die nötige Zeit bekommen, sich in dem Unternehmen zurechtzufinden. Anfangs wird er genug damit zu tun haben, die Abläufe, Prozesse und Kollegen kennenzulernen. Hierin sollten Personalverantwortliche und Führungskräfte den neuen Mitarbeiter bestmöglich unterstützen.
Den Anfang macht eine herzliche Begrüßung mit einem kleinen Willkommensgeschenk. Dann folgt eine kleine Unternehmensführung, um den Neuankömmling mit den Kollegen bekannt zu machen. In dieser Phase lernt er auch seinen Paten oder Buddy kennen.
Dann kommt nach und nach der Einarbeitungsprozess ins Rollen. Dieser beinhaltet ein Gespräch mit dem Vorgesetzten, das Kennenlernen des Arbeitsplatzes und eine Erklärung der Arbeitsabläufe und Tätigkeiten. Letztes kann der Chef oder besser noch ein direktes Teammitglied machen, mit dem der neue Kollege künftig zusammenarbeiten wird. So lernt man sich gleich ein bisschen kennen und kann sich in Ruhe beschnuppern.
Da es mühsam ist, alle Informationen zu protokollieren, ist eine Mappe mit Leitfäden, der Stellenbeschreibung und einer Systembeschreibung sinnvoll. Hier kann der neue Kollege alles Gelernte noch einmal in Ruhe nachlesen. Ist das geschafft, kann der Kollege die ersten Schritte im Unternehmen machen und erste Aufgaben eigenständig bearbeiten.
Sinnvoll ist es jedoch, dem neuen Teammitglied nach und nach einen besseren Überblick über die Gesamtorganisation zu vermitteln. Zum Beispiel durch ein mehrtägiges New Hire Training, in dem das Talent auch die anderen Abteilungen, deren Aufgaben und Ziele genauer kennenlernt. Auch Informationen über Produkte und Dienstleistungen sollten nicht zu kurz kommen.
Parallel dazu sollte sich der Aufgabenkreis sukzessive erweitern, den der neue Kollege eigenständig bearbeiten kann. Nun ist es auch an der Zeit für erste Lenkungsgespräche mit dem Vorgesetzten, um gegenseitige Erwartungen zu klären.
Die Integration
Nach den ersten drei Monaten ist der Mitarbeiter so weit eingearbeitet, dass nun die Integrationsphase beginnen kann. Hier geht es darum, das Talent noch fester ins Unternehmensgefüge zu integrieren. Das gelingt einerseits, indem der Mitarbeiter zunehmend stärker die Initiative bei der Umsetzung von Aufgaben ergreift. So fühlt er sich mehr und mehr als vollwertiges Teammitglied. Andererseits geht es darum, ihn dabei zu unterstützen, seine Position im Teamgefüge und im Unternehmen zu finden, zu festigen und auszubauen.
Gezielte Teambuilding-Maßnahmen können hier einen wertvollen Beitrag leisten. Aber auch die gezielte Integration in abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen und Projekte. Um die Kollegen besser kennenzulernen, sind überdies Angebote zum beruflichen Netzwerken sinnvoll: Das kann der informelle Austausch in der Kaffeeküche sein bis hin zum Chat im Corporate Social Network sein.
Um festzustellen, ob sich der Mitarbeiter wohlfühlt oder ob es Probleme gibt, die einer Lösung bedürfen, sollte er weiterhin in regelmäßigen Abständen vom Vorgesetzten zum Feedbackgespräch eingeladen werden. Es ist wichtig, in dieser Phase des Onboardings am Ball zu bleiben.
Denn: Noch können Probleme beseitigt werden. Schleifen diese sich aber erst einmal ein, ist es möglicherweise zu spät und der Mitarbeiter springt wieder ab, weil er sich im Unternehmen nicht angenommen fühlt. Fazit: Es gibt viele Möglichkeiten, um einen Mitarbeiter von sich zu begeistern. Unternehmen müssen sie nur nutzen!!
Quelle: https://stellenpakete.de