Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte
29.01.2013. Im Idealfall nimmt sich ein Arbeitnehmer, der eine berechtigte Abmahnung erhalten hat, die Abmahnung zu Herzen. d.h. er wiederholt das abgemahnte Verhalten nicht. Dann stellt sich die Frage, wie lange der Arbeitgeber dazu berechtigt ist, die Abmahnung in der Personalakte aufzubewahren.
Denn auch wenn die Abmahnung ursprünglich aus guten Gründen ausgesprochen wurde, wird sie nach einigen Jahren gegenstandslos, jedenfalls aus Sicht des Arbeitnehmers: Denn wenn sich der Arbeitnehmer nach einer Abmahnung z.B. zwei oder drei Jahre lang korrekt verhalten hat, könnte der Arbeitgeber auf einen erneuten Fehltritt nicht mit einer Kündigung reagieren, sondern müsste diesen Fehltritt erneut abmahnen.
In solchen Fällen konnte der Arbeitnehmer bisher die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen, notfalls mit gerichtlicher Hilfe. Das wird künftig nicht mehr so leicht möglich sein. Denn das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einer aktuellen Entscheidung klargestellt, dass der Arbeitgeber auch dann noch ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung einer rechtmäßigen Abmahnung haben kann, wenn er im Wiederholungsfall erneut abmahnen müsste, d.h. wenn er eine verhaltensbedingte Kündigung nicht mehr auf die Abmahnung stützen könnte: BAG, Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11.
Wann ist eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen? 
Spricht der Arbeitgeber eine Abmahnung aus, beanstandet er einen Pflichtverstoß (“Hinweisfunktion” der Abmahnung) und fordert den Arbeitnehmer auf, seine Pflichten künftig korrekt zu erfüllen (“Rügefunktion” der Abmahnung). Außerdem droht er für den Wiederholungsfall mit einer Kündigung (“Warnfunktion” der Abmahnung).
Dass eine zu Unrecht ausgesprochene Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen ist, versteht sich von selbst. Aber auch eine ursprünglich einmal zurecht ausgesprochene Abmahnung verliert nach einigen Jahren ihre Warnfunktion und ist daher, so jedenfalls die bisherige Praxis der Arbeitsgerichte, aus der Personalakte zu entfernen.
Hintergrund dieser Rechtsprechung ist der Zusammenhang von Abmahnung und verhaltensbedingter Kündigung: Eine verhaltensbedingte Kündigung ist unverhältnismäßig und daher rechtswidrig (unwirksam), wenn der Arbeitgeber “mit Kanonen auf Spatzen” schießt, d.h. wenn eine Abmahnung als milderes Mittel ausreichend wäre. Wer z.B. einmal unentschuldigt zu spät kommt, darf deshalb nicht gleich gekündigt werden, sondern erst im Wiederholungsfall, d.h. wenn er trotz Abmahnung erneut zu unentschuldigt zu spät kommt.
Und “erneut” heißt bei den meisten Pflichtverstößen “erneut innerhalb von zwei bis drei Jahren”: Wer eine Abmahnung ernst nimmt und einige Jahre lang “brav” ist, kann erwarten, auch wegen eines Wiederholungsfalls nicht gleich gekündigt zu werden. Die alte Abmahnung hat dann nach der Rechtsprechung ihre Warnfunktion verloren.
Aber ist sie deshalb auch aus der Personalakte zu entfernen? Immerhin wurde sie ja ursprünglich einmal zu Recht ausgesprochen.
Der Fall des BAG: Volkshochschulmitarbeiterin führt ein ihr übertragenes Kassenbuch nicht richtig und wird daher zurecht abgemahnt
Im Streitfall ging es um eine Volkshochschulmitarbeiterin, die ein ihr übertragenes Kassenbuch für ein zur Volkshochschule gehörendes Planetarium nicht richtig geführt hatte. Bei einer Überprüfung stellte sich heraus, dass das Originalkassenbuch fehlte und dass Eintrittsgelder von 548,00 EUR nicht lückenlos nachgewiesen waren. Außerdem fehlte eine Abrechnung der Einnahmen und gezahlter Honorare. Statt des Originalkassenbuchs konnte die Arbeitnehmerin nur eine Zweitfassung vorlegen, die ein oder zwei Eintragungen enthielt und in die Quittungen eingelegt waren.
Aufgrund dieses Vorfalls wurde sie am 16.04.2008 abgemahnt. Gegen diese Abmahnung erhob sie Klage und beantragte die Entfernung der aus ihrer Sicht unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte. Mit dieser Klage hatte sie vor dem Arbeitsgericht Eisenach Erfolg (Urteil vom 03.09.2009, 4 Ca 868/08) und auch das mit der Berufung befasste Thüringer Landesarbeitsgericht (LAG) entschied gegen den Arbeitgeber (Urteil vom 23.11.2010, 7 Sa 427/09).
Dabei meinte das LAG zwar im Unterschied zum Arbeitsgericht, dass die Abmahnung ursprünglich einmal zurecht ausgesprochen worden war. Allerdings meinte das LAG, dass die streitige Abmahnung zum Zeitpunkt der Entscheidung des LAG (13.11.2010), d.h. nach zwei Jahren und sieben Monaten “wegen Zeitablaufs nicht mehr wirksam” sei. Und allein schon aus diesem Grund, d.h. wegen Zeitablaufs, sei sie aus der Personalakte zu entfernen.
BAG: Ein zurecht abgemahntes Fehlverhalten kann für den Arbeitgeber auch dann noch von Bedeutung sein, wenn die Abmahnung wegen Zeitablaufs ihre Warnfunktion verloren hat.
Das BAG hob das LAG-Urteil auf und verwies den Prozess zurück an das LAG, da die Berechtigung der Abmahnung aus Sicht des BAG noch nicht ausreichend ermittelt worden war.
Zur Begründung heißt es, dass der Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen kann, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis “in jeder Hinsicht bedeutungslos” geworden ist. Und das ist nicht automatisch schon dann der Fall, wenn der Arbeitgeber wegen des Zeitablaufs im Wiederholungsfall eine weitere Abmahnung aussprechen müsste, weil die ursprüngliche Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat.
Denn es gibt verschiedene gute Gründe für den Arbeitgeber, eine berechtigte Abmahnung noch länger in der Personalakte aufzubewahren:
Denn es könnte sein, so das BAG, dass es bei einem künftigen Streit um eine verhaltensbedingte Kündigung aus anderen Gründen rechtlich darauf ankommt, ob das Arbeitsverhältnis “beanstandungsfrei” verlaufen ist oder nicht. Immerhin verlangt das BAG seit seinem Emmely-Urteil (BAG, Urteil vom 10.06.2010, 2 AZR 541/09), dass die Arbeitsgerichte bei Vermögensdelikten im Bagatellbereich abwägen, ob dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht aufgrund einer langen “beanstandungsfreien” Dauer des Arbeitsverhältnisses zugemutet werden kann (wir berichteten in Arbeitsrecht aktuell: 10/136 Emmely arbeitet wieder als Kassiererin). Dann aber sollte es dem Arbeitgeber auch erlaubt sein, berechtigte Abmahnungen über eine deutlich längere Zeit aufzubewahren als nur für zwei oder drei Jahre.
Und zum anderen kann der Arbeitgeber auch künftige Beförderungsentscheidungen davon abhängig machen, wie sich der Arbeitnehmer in den vergangenen Jahren verhalten hat und welche (Fehl-)Leistungen er gezeigt hat. Auch aus diesem Grund kann es gerechtfertig sein, berechtigte Abmahnungen länger als nur zwei oder drei Jahre lang aufzubewahren.
Fazit: Bisher konnten Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, Abmahnungen nach zwei bis drei Jahren auch dann aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie usprünglich berechtigt waren. Damit ist künftig Schluss. Denn auch wenn sich der Arbeitgeber nach zwei oder drei Jahren nicht mehr auf die Abmahnung stützen könnte, um im Wiederholungsfall eine verhaltensbedingte Kündigung zu rechtfertigen, kann er dennoch gute Gründe für die längere Aufbewahrung der Abmahnung haben.
Klare Aussagen zu der Länge der Fristen macht das BAG nicht. Mit dieser Unsicherheit können Arbeitgeber leben, denn dass es keinerlei berechtiges Interesse an einer weiteren Aufbewahrung der Abmahnung gibt, muss der klagende Arbeitnehmer darlegen und beweisen. Daher sollten Arbeitnehmer künftig noch sorgfältiger als bisher überlegen, ob sich eine Klage gegen eine Abmahnung lohnt oder nicht.
weiter Infos finden Sie hier:
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19.7.2012, 2 AZR 782/11
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 10.06.2010, 2 AZR 541/09 (“Emmely”)
Quelle: www.hensche.de