Die Personalakten von Mitarbeitern enthalten zum Teil hochsensible Daten, wie z.B. Gesundheitsdaten oder Kontodaten aus welchen sich u.a. Profile ableiten lassen könnten. Aus diesem Grund gilt für Personalakten der Grundsatz der Vertraulichkeit.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass nur ein begrenzter Personenkreis im Personalwesen Einsicht in die Personalakte erhalten. Die folgt auch aus dem Grundsatzurteil des BAG (Urt. v. 15.07.1987 – 5 AZR 218/86), wonach der Kreis der Einsichtsberechtigten vom Arbeitsgeber möglichst klein zu halten ist. Dieser Kreis ist in der laufenden Rechtsprechung durch sämtliche Gericht für die Personalabteilung anerkannt worden.
Die Gewährung von Zugang zu den Personalakten ist nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz schließlich ausschließlich zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig. Insbesondere im Hinblick auf die im Jahr 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung ist ein ausreichender Datenschutz nur dann gewährleistet, wenn die Einsichtnahme zum Zwecke der Personalverwaltung bzw. einer Personalangelegenheit erfolgt. Selbst ein Personalverwalter darf daher nicht beliebig Einsicht in Personalakten nehmen. Weiterhin gilt das Gebot der Datenminimierung gem. Bundesdatenschutzgesetz und DSGVO. Eine Weitergabe der in der Personalakte erhaltenen Daten zum Zwecke der „einheitlichen Sammlung“ aller Daten ist vor dem geschilderten Hintergrund nicht zulässig.
Alle Mitarbeiter haben das Recht auf informationelle Selbstbestimmung – als Teil des Rechts auf Privatsphäre. Auch die personenbezogenen Daten in der Personalakte unterliegen dem Datenschutz uneingeschränkt, als sie Eigentum des jeweiligen Arbeitnehmers sind.
„The right to be forgotten“ (Art. 17 DGSVO). Hier wird es besonders interessant und aufwendig für ein Unternehmen nicht nur glaubhaft darzustellen wo und wie Daten gespeichert sind sondern auch den Nachweis zu erbringen das die Daten tatsächlich gelöscht wurden.
Praxistip:
Personalakten in Papier oder elektronisch am besten nur in der Personalabteilung. Einsicht nur zweckgebunden und mit Einverständnis des Arbeitnehmers. Vorgesetzte haben nur äußerst bedingt eine Einsichtmöglichkeit.